El Archivo es una institución que se ha
consolidado en los últimos años a partir del impulso
que se le ha dado por parte del gobierno del Estado, sin embargo
para llegar a este punto es necesario referirse a la trayectoria
archivística en Quintana Roo.
La historia archivística de Quintana Roo
primero como territorio y su consecuente conversión a Estado
ha asumido un carácter aleatorio, marcado por la naturaleza
de sus dificultades, que van desde la consolidación política
del territorio a principios de siglo XX y durante el primer lustro
de los treintas; los vaivenes de la capital, los fenómenos
naturales y el escaso interés por la conservación
de la memoria institucional por parte de las autoridades del territorio
y del estado en sus diferentes administraciones,
se han conjugado para derivar en una historia archivística
de exigua tradición.
La frágil organización de los archivos
quintanarroenses (como instituciones para salvaguardar el patrimonio
histórico) ha sido, como en la mayor parte de los archivos
estatales de nuestro país, una constante, ya que desde que
fue trasladada por segunda vez la capital del territorio, en esta
ocasión de Santa Cruz de Bravo a Payo Obispo en 1915, a partir
de esta fecha y hasta 1950 la labor archivística de la entidad
fue desarrollada en las instituciones sólo como un trámite
y no con la finalidad de preservar el patrimonio institucional de
la localidad mediante la conservación de los documentos,
así las contadas instituciones que asumieron la responsabilidad
de resguardar documentos y organizarlos de acuerdo a sus necesidades
particulares, lo hicieron enfrentando dificultades que van desde
la falta de espacios adecuados, personal, mobiliario, material de
trabajo; la escasa organización en el gobierno para el uso
y funcionamiento de los archivos, hasta el efecto destructivo de
la naturaleza como ciclones, tormentas e inundaciones.
A principios de la década de los cincuenta,
parte de la documentación correspondiente al actual fondo
documental Territorio Federal de Quintana Roo se concentraba en
la segunda planta del actual palacio de gobierno. Otra parte estaba
en los bajos del antiguo edificio de madera, ocupado anteriormente
para las funciones administrativas de la Primera Delegación
del Territorio.
La información de las dependencias del poder
ejecutivo del territorio fue organizada con base en un criterio
geográfico, por expedientes y por asuntos. Con un volumen
de documentos de aproximadamente medio centenar de cajas archivadoras,
distribuidas en la oficina habilitada como archivo. Los tipos de
documentos existentes eran: correspondencia entre dependencias y
documentación sobre el movimiento de hoteles que servía
para el manejo policiaco, así como también estadísticas,
actas de nacimiento, formas, etcétera, siendo limitado en
cuanto a información histórica.
El Archivo General de acuerdo a la estructura,
en primera instancia permaneció desde 1917 bajo la responsabilidad
de la Secretaría General de Gobierno y posteriormente en
1960 pasó al encargo de la Oficialía Mayor. Algunas
de las personas que prestaron servicio como archivistas, según
la información que consta en las listas de nómina
entre 1947 y 1967, se desempeñaron en diferentes dependencias
de gobierno, como son: Secretaría General de Gobierno, Tesorería
General, Oficialía Mayor de Gobierno, en donde el Archivo
General no figuraba como tal. Sólo una parte de las principales
dependencias del territorio federal conservaba sus archivos. Por
otra parte existían los archivos del poder judicial que conservaban
información desde principios del siglo XX en los libros de
protocolos y volúmenes de instrumentos públicos, que
aún se conservan.
Haciendo una revisión de las nóminas
de trabajadores que conformaron la estructura de gobierno del territorio,
encontramos que a partir de la primera y segunda quincena de enero
de 1949 aparece una larga lista de personas adscritas a los archivos
de las diferentes dependencias de las administraciones del territorio,
para el periodo de 1949 a 1977.
Aproximadamente en 1970 el Sr. Wilbert Marín
recibió el encargo por parte de la Oficialía Mayor
del Gobierno del Territorio para organizar el Archivo. Dicha documentación
apenas unos cuantos años antes había logrado salvarse
en parte de la acción del ciclón Janet. La movilización
de dicha documentación con la finalidad de evitar riesgos
similares a este en lo futuro, tendría un costo muy alto,
la pérdida de documentos consecuencia de las condiciones
del traslado.
A principios de la década de los setenta,
el archivo sólo contaba con tres personas por falta de presupuesto,
las condiciones para el manejo de la documentación prevalecientes
ya desde aquellos años fueron una constante en los diferentes
locales que ocupó en edificio hasta el año 2001; la
documentación se encontraba depositada en cajas de cartón,
por lo que gran parte del material permaneció durante mucho
tiempo expuesto a la humedad, polvo y agentes nocivos para la conservación
de los documentos, inclusive al ser trasladadas se perdió
gran parte de la información histórica del territorio,
los expedientes se encontraban totalmente destruidos por el comején.
A mediados de la década de los setenta,
la documentación fue sometida a tratamientos con insecticidas
para posteriormente colocarla en archiveros y anaqueles dentro de
las oficinas habilitadas como archivo. En gran parte la documentación
histórica seguía siendo controlada por las dependencias
que la generaron.
En su tránsito por diferentes locales, el
archivo estuvo ubicado, según datos de algunos archivistas,
en los terrenos que actualmente ocupa la biblioteca pública
Javier Rojo Gómez, en Obras Públicas, de ahí
fue trasladado al Palacio de Gobierno. Después del huracán
Janet fue trasladado del Palacio de Gobierno a los talleres en la
hoy escuela Leona Vicario.
La publicación semanaria Quintana Roo Gráfico, del
31 de octubre de 1986, refiere que el Archivo se encontraba en lo
que hoy es el edificio del Centro de Readaptación Social,
en las afueras de la ciudad y que su funcionamiento no era el adecuado
para lo que debía ser un archivo en forma, por lo que fue
trasladado por indicaciones del Lic. Pedro Joaquín Coldwell,
en ese entonces Gobernador del Estado, al local ubicado en las calles
de Laguna de Bacalar y Francisco May.
A mediados de los años ochenta, el Archivo
continuaba ubicado en esta dirección, sitio en el que permaneció
hasta 1989 pues fue trasladado al nuevo local localizado en la Calzada
Veracruz esquina con Manuel M. Dieguez, mismo que era compartido
con otra unidad administrativa (Departamento de Inventarios), la
parte correspondiente al Archivo ocupaba 336 metros cuadrados (la
cuarta parte de la superficie actual), al mismo tiempo se guardaban
muebles rotos, y funcionaba como bodega propia del Periódico
Oficial del Estado de Quintana Roo almacenando ejemplares excedentes
de dicha publicación.
Para este momento, la característica sobresaliente
en la organización del acervo era la falta de diferenciación
entre el archivo histórico (gran parte del volumen que actualmente
hoy pertenece al fondo denominado territorio federal) y el de concentración,
aunque ya con cierto orden de descripción en el 20% de los
mismos; tampoco estaban separados los libros y publicaciones periódicas
de los documentos que permanecían en las cajas archiveras
de transferencia.
En 1990 otro acontecimiento estuvo a punto de reducir
a cenizas la documentación de la administración pública
concentrada en este acervo, un desperfecto en el suministro eléctrico
del edificio ocasionó que la madrugada del 11 de enero de
ese año el fuego consumiera 10% de la documentación
concentrada. La intervención del cuerpo de bomberos evitó
que el siniestro cobrara proporciones mayores. El desorden de documentos
semi-quemados y mojados, esparcidos en el piso del edificio, trajo
como consecuencia la adopción de nuevos criterios de ordenamiento
para la documentación, ante la pérdida del orden original
se recurrió a un ordenamiento artificial. Por lo que a partir
de ese momento la documentación del Archivo del Estado quedaría
dividida en dos unidades al interior de esta institución:
archivo de concentración y archivo histórico. Esta
última se formaría con documentos cuya característica
fuese tener una antigüedad de al menos 25 años. A partir
de ese momento, de manera automática surgiría en el
Archivo Histórico, el fondo denominado Territorio Federal
de Quintana Roo conteniendo documentación que contemplaba
el periodo de 1902 a 1974.
Territorio Federal ha sido el acervo que más
movimiento ha registrado en cuanto a consultas por parte del público,
en la corta historia de esta institución, ya que su información
se vincula de manera directa a la historia reciente de Quintana
Roo, como administración territorial. Sin embargo el Archivo
General del Estado, también cuenta con los fondos documentales
Federación de Cooperativas de Quintana Roo, Estado Libre
y Soberano 1974-1981, un abundante acervo fotográfico en
formación, así como fotocopias de acervos documentales
de otros estados, resguardados en la unidad de Archivo Histórico.
Además, ha logrado poner a disposición del público
en el área denominada Biblioteca y Hemeroteca, una Colección
del Periódico Oficial del Territorio de Quintana Roo de 1936
a 1974, Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo, Diario
Oficial de la Federación, libros y revistas relacionados
con la historia de Quintana Roo. También cuenta con un área
de Mapoteca que resguarda cerca de 800 documentos entre los que
aparecen: mapas, planos y croquis del Territorio y Estado de Quintana
Roo.
Horacio Guarneros Rodríguez
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