La documentación del fondo Territorio Federal proporciona a los estudiosos del siglo XX elementos para la interpretación del pasado inmediato de esta entidad federativa, hasta el momento, el Archivo General del Estado es uno de los acervos que más consultas ha registrado por parte del público, ya que su información se vincula de manera directa a la historia de la administración del Territorio de Quintana Roo. La mayoría de la documentación que comprende el fondo es correspondencia generada entre las dependencias del poder ejecutivo del Territorio Federal de Quintana Roo, como son Secretaría de Gobierno, Secretaría General, Tesorería General, con dependencias federales, entidades federativas, municipio, delegaciones de Gobierno, organismos públicos y privados. La tipología documental es diversa, hay informes de gobierno, informes financieros, convocatorias, acuerdos, actas, convenios, dotaciones ejidales, proyectos económicos, concesiones de explotación forestal, actas notariales, estadísticas del registro civil, solicitudes para construcción de obras públicas, libros del registro Público de la Propiedad, solicitudes de aguas informes de campañas de salubridad, misiones culturales, presupuestos de egresos, solicitud de fundos legales, leyes, reglamentos; nombramientos, ceses y renuncias de personal del gobierno del territorio, de 1912 a 1974.
Es necesario hacer hincapié en las dificultades históricas que ha atravesado el fondo para lograr ser preservado, entre ellas el desinterés por rescatar y conservar el patrimonio documental y el nulo acondicionamiento de los depósitos documentales. Tal es el caso ocurrido en 1915, cuando al ser trasladada la capital del Territorio de Santa Cruz de Bravo a Payo Obispo se dice que el general Arturo Garcilazo, jefe revolucionario y entonces Gobernador del Territorio, destruyó la documentación que obraba en lo que fue el primer archivo del Territorio de Quintana Roo. Aunado a estas dificultades, está el efecto destructivo de huracanes, ciclones y tormentas, que ha propiciado que un significativo número de expedientes se pierdan, lo que ha motivado que la documentación se resguarde en lugares cada vez más seguros.
Hacia el año de 1990, el acervo ya se encontraba en el actual edificio, sin embargo estuvo a punto de reducirse a cenizas debido a un desperfecto en el suministro eléctrico del inmueble que ocasionó un incendio que afectó 10% de la documentación acumulada. El desorden de documentos semiquemados y mojados, dio pie a la adopción de nuevos criterios de ordenamiento para la documentación, ante la pérdida del orden original se recurrió a un ordenamiento artificial, por lo que a partir de ese momento, la documentación del Archivo del estado quedaría dividida en dos unidades al interior de esa institución. Archivo de concentración y archivo histórico. Esta última se formaría con documentos cuya característica fuese tener una antigüedad de, al menos, 25 años. De ese modo, de manera automática surgiría en el archivo el fondo denominado Territorio Federal de Quintana Roo, que contenía documentación del periodo de 1902 a 1974. El presente inventario es el intento más serio para ofrecerlo a la consulta al público.
CONVENIO CON ADABI.
En febrero del 2007 ADABI de México, A.C. y la Oficialía Mayor del Estado de Quintana Roo, firmaron un convenio de colaboración con la finalidad de realizar el inventario del fondo documental “Territorio Federal de Quintana Roo”. Un total de 3153 expedientes descritos conforman el mencionado inventario, documentos que proporcionan información para el estudio de la historia de Quintana Roo.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
La primera estructura con la que contaba el fondo documental Territorio Federal dificultaba la localización de la información contenida en los expedientes. Se encontraba organizado por periodos de gobierno y contenía correspondencia generada por las dependencias del poder ejecutivo del Territorio. Después del análisis se decidió que se realizaría un cuadro de clasificación funcional que nos permitiría conocer las acciones de gobierno del Territorio y, al mismo tiempo, reflejaría la constitución, evolución y desenvolvimiento histórico de las dependencias. Por ello se analizaron los elementos jurídicos, económicos y políticos que daban sustento al Territorio. Con este fin se consultaron los Diarios Oficiales de 1904, donde se promulga la Ley de Organización Política de 1917 y 1928, así como el decreto de escisión de 1931. Los presupuestos de egresos de 1949 y 1954, los de mayor antigüedad que existen en el fondo, fueron utilizados para conocer las funciones y atribuciones de la organización política de las diferentes oficinas y dependencias dentro de la estructura de gobierno en el Territorio. También se utilizó la información contenida en el fondo Presidentes y Revolución del Archivo General de la Nación; el libro La administración local en México, del Instituto Nacional de Administración Pública y algunos decretos y leyes que se encuentran en la Biblioteca jurídica Virtual, que fueron de gran utilidad en esta fase del proyecto.
En la actualidad, existen muy pocos trabajos sobre la Administración Pública de Quintana Roo, así que uno de los manuscritos consultados fue la ponencia llamada “Génesis de la Administración Pública en Quintana Roo 1902-1974” , en el que la Directora del Archivo General del Estado de Quintana Roo, María Teresa Gamboa Gamboa, procuró documentar la estructura y funcionamiento del gobierno sobre todo en los primeros años de su conformación. Por otra parte, se realizaron entrevistas con los señores José Ascencio Navarrete, Abraham Martínez Ross y Primitivo Alonso Alcocer, personas relevantes que contribuyeron en las primeras administraciones gubernamentales del Estado y que participaron activamente en el proceso transición del estatus jurídico del Territorio a Estado. También fue consultado el Archivo del Poder Judicial de Quintana Roo, con el objetivo de conocer los elementos jurídicos, económicos y políticos durante los primeros años del Territorio. Al final, el cuadro de clasificación quedó conformado por 12 secciones que agrupan organismos relacionados con su función.
Terminado el cuadro se prosiguió con la clasificación física de los expedientes y su posterior ordenación, se extrajeron documentos de los minutarios y se colocaron en la sección correspondencia. Posteriormente se describieron los expedientes de acuerdo a su serie y contenido.
En la sección Asuntos Agrarios, la serie Resolución sobre Fundos Legales, Deslinde y Ampliación de Ejidos, contiene lo relacionado con el uso de la tierra. De la sección Desarrollo Económico, se desprende la serie Agricultura, Silvicultura, Ganadería y Pesca, en la cual podemos conocer los acuerdos, apoyos y distintos proyectos productivos sobre la explotación de chicle, madera, producción pesquera, apícola, avícola, porcícola, reportes de establecimientos ganaderos y de viveros, de alguna forma encabezados por el Gobierno del Territorio, así como el cobro de impuestos forestales.
En la sección Despacho del Ejecutivo se encuentran cinco series: la primera, Bandos y Carteles, contiene los programas e invitaciones de acontecimientos cívicos, deportivos, culturales, sociales, actos conmemorativos y notas periodísticas; en la segunda serie, Correspondencia, se encuentran las recomendaciones, plan de auxilio, información e instrucciones en caso de huracán y expedientes referentes al conflicto de límites geográficos de Quintana Roo; en la tercera serie, Informes de Gobierno se relacionan los informes y síntesis de labores cumplidas por los gobernadores en turno, así como los discursos políticos que fueron utilizados en actos públicos, la serie Legislación agrupa los documentos jurídicos y normativos concernientes a la administración pública; la serie Personal tiene los nombramientos y bajas, así como las nóminas por quincenas de los trabajadores al servicio del gobierno.
La sección Educación, quedó conformada por las series Informes y Correspondencia, que registran los informes enviados por las oficinas federales de educación por el Comité Administrador del Programa Federal de Construcción de Escuelas con el fin de informar al gobernador, así como las demandas de infraestructura educativa hecha por la sociedad al gobierno del Territorio.
La sección Inspección General de Policía resguarda las series informes y comunicados y reportes de novedades, las cuales reúnen los informes, relaciones de personal y partes informativas de acciones policiales.
La sección junta Local de Conciliación y Arbitraje, considera las cinco series Actas y Acuerdos correspondientes, como su nombre lo refiere, del personal que labora en empresas locales.
La sección justicia contiene las series Juicios y Registro Público de la Propiedad; la primera engloba los juicios de amparo de carácter penal para menores infractores, mercantiles y administrativos; en la segunda, se encuentran los títulos de propiedad y testimonios de escritura pública.
En lo que se refiere a la construcción de carreteras, caminos, edificios, introducción de agua potable, obras de electrificación y apertura de tierras para la siembra, encontramos la sección Obras Públicas, cuya única serie es Construcción y Mantenimiento de Obras; en ésta observamos, según la documentación registrada, que el gobierno del Territorio trabajaba en coordinación con diferentes Secretarías de Estado.
La sección Oficialía Mayor incluye la serie Correspondencia y se refiere a los minutarios e informes de actividades enviados al gobernador.
En la sección Salud, serie Informes y Correspondencia, se puede consultar todo lo referente a los programas y campañas de salud, así como los registros de quienes se encargaban de la atención médica.
La sección Secretaría General de Gobierno, abarca las siguientes series: Correspondencia, que relaciona los avisos y convocatorias enviados al ejecutivo: Delegaciones de gobierno, contiene documentos como demandas, quejas y solicitudes de la sociedad. Sus expedientes se organizaron por poblados y ejidos por lo que se abrieron subseries para cada delegación con los nombres de los mismos lugares: Chetumal, Felipe Carrillo Puerto, Cozumel e Isla Mujeres; Departamento de Gobernación, Servicios Generales y Tránsito, trata de expedientes de minutarios de la información que recibía éste; Inventarios, conserva la relación del patrimonio físico en las diferentes administraciones; por último, Pasaportes, guarda los formatos de solicitud de pasaporte de quienes realizaron el trámite para obtenerlo. La sección Tesorería General, en su serie Contabilidad, contiene operaciones contables de las diferentes oficinas recaudadoras; la serie Dirección de Pensiones Civiles de Retiro incluye las relaciones de descuento, devoluciones y préstamo; mientras que la serie Egresos, ampara comprobantes de pagos a trabajadores, ayuda a indigentes y becas.
El actual inventario es una herramienta que permitirá el acceso a la información, con mayor facilidad, de una parte trascendental de la historia de Quintana Roo. Su utilización y divulgación permitirá entresacar nuevos fragmentos de la historia local y advertirá la presencia de nuevos personajes históricos desconocidos hasta el momento.
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN
La información de cada uno de los expedientes ha sido sintetizada en un inventario simple, con base en los siguientes criterios de clasificación sugeridos por la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G:
Sección: indica la dependencia en la que se generó el documento, así como su procedencia.
Serie: indica la función por la que se generó el expediente, dentro de la oficina productora, los expedientes con las mismas características en cuanto a su contenido conforman una tipología documental, la cual se representa en el lenguaje archivístico con el concepto de serie .
Año: indica el año en el que dió inicio la integración del expediente.
Descripción: Proporciona información sobre el asunto que contiene el expediente.
El cuadro de clasificación que da unidad al inventario del fondo documental Territorio Federal de Quintana Roo 1902 – 1974, cuenta con las siguientes secciones y series:
FONDO |
SECCIÓN |
SERIE |
TERRITORIO
FEDERAL DE
QUINTANA ROO |
ASUNTOS AGRARIOS |
RESOLUCIÓN SOBRE FUNDOS LEGALES, DESLINDE Y AMPLIACIÓN DE EJIDOS |
DESARROLLO ECONÓMICO |
AGRICULTURA, SILVICULTURA, GANADERÍA Y PESCA |
DESPACHO DEL EJECUTIVO |
BANDOS Y CARTELES |
CORRESPONDENCIA |
INFORMES |
LEGISLACIÓN |
PERSONAL |
EDUCACIÓN |
INFORMES Y CORRESPONDENCIA |
INSPECCCIÓN GENERAL DE POLICÍA |
INFORMES Y COMUNICADOS |
REPORTE DE NOVEDADES |
JUNTA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE |
ACTAS Y ACUERDOS |
JUSTICIA |
JUICIOS |
REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD |
OBRAS PÚBLICAS |
CONSTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO DE OBRAS |
OFICIALÍA MAYOR |
CORRESPONDENCIA |
SALUD |
INFORMES Y CORRESPONDENCIA |
SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO |
CORRESPONDENCIA |
DELEGACIONES DE GOBIERNO |
DEPARTAMENTO DE GOBERNACIÓN, SERVICIOS GENERALES Y TRÁNSITO |
INVENTARIOS |
PASAPORTES |
TESORERÍA GENERAL |
CONTABILIDAD |
DIRECCIÓN DE PENSIONES CIVILES DE RETIRO |
EGRESOS |
