El acervo cartográfico con que cuenta el Archivo General del Estado, ha ingresado de manera gradual a partir de la década de los 90, mediante transferencias secundarias de documentos que contienen información de dependencias que integraron las administraciones públicas del Territorio y del actual Estado de Quintana Roo. Algunos documentos cartográficos han sido extraídos de sus expedientes de origen previendo mejores condiciones de conservación, ya que al conservarse dentro de los mismos, estos planos y mapas que han sido diseñados en gran formato y con tintas ferrogálicas, enfrentan riesgos para su estabilidad física, al permanecer doblados expuestos a la friabilidad, al resquebrajamiento, las roturas y dobleces, así como a la manipulación de los usuarios, que hacen peligrar el soporte papel en que está plasmada la mencionada información cartográfica.

Otras formas de ingreso del mencionado material cartográfico han sido: mediante donaciones de colecciones por parte de dependencias como la Secretaría de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente (SEDUMA), y el Instituto del Patrimonio Inmobiliario del Estado (IPAE), mismas que ingresaron mediante transferencias al Departamento de Archivo Histórico.

En términos cuantitativos, actualmente (al mes de febrero del 2011) se encuentran en línea para ser consultados por el usuario alrededor de 4200 documentos cartográficos, de aproximadamente un total de 7000, quedando pendientes por trabajar aproximadamente 3000 planos, para integrarse al catálogo una vez que hayan sido sometidos al proceso técnico de clasificación, digitalización y captura.

La periodización de los mapas, planos y croquis que contiene el acervo cartográfico que se presenta, abarca desde 1851 a 2007, iniciando con documentos como el “Croquis del teatro de la guerra que […] sostiene en el  Estado de Yucatán, contra los indígenas sublevados, de 1851”, del General Rómulo Díaz de la Vega, de la Secretaría de la Defensa Nacional; o bien, el “Plano de la Península de Yucatán para servir a la mejor inteligencia sobre la erección del Estado de Campeche”, de H Fremont, que data de 1861; el Proyecto de límites entre el Estado de Yucatán y el Territorio de Quintana Roo, encargado por la Secretaría de Agricultura y Fomento, a la Dirección de Estudios Geográficos,  mediante la Comisión Geográfica de la República en 1904; el “Ejido Definitivo de Payo Obispo”, del Departamento Agrario en 1931; “Carta Geográfica del Territorio de Quintana Roo”, de la Dirección de Geografía Meteorología e Hidrología en 1937, entre otros que por valor histórico y contenidos informativos sería largo enumerar.

El Catálogo Nomenclátor
El catálogo nomenclátor de planos y mapas del Archivo General del Estado, es el resultado del registro de documentos cartográficos clasificados de acuerdo al nombre de cada uno de los municipios de la entidad y de acuerdo a su contenido (con excepción de los municipios de Tulum y Bacalar). Este instrumento de consulta en línea se complementa con el registro de 3 colecciones adicionales de documentos cartográficos, cuyos contenidos refieren información sobre: Quintana Roo, la Península de Yucatán y la República Mexicana.

A su vez la información de cada documento del catálogo, está estructurada para su lectura en 6 campos que revelan la forma en que se ha obtenido su clasificación, mediante los diferente datos que se presentan como son:

a) El campo de nomenclatura, está compuesto alfanuméricamente, en donde los 3 primeros caracteres se refieren a la zona geográfica a la que corresponde el plano, seguidas de las iniciales del municipio donde se ubica, a continuación el número romano que identifica la vertiente de la obra de gobierno a que corresponde el documento, de tal modo que el número romano I, identifica de infraestructura básica; el número romano II, identifica la vertiente de obras de gobierno de infraestructura urbana y por último el número romano III que identifica la obra de gobierno correspondiente  a infraestructura social.  Este conjunto de caracteres los separa un punto, para dar paso a un número arábigo que puede ser del 1 al 30 y representa el tema del plano, seguido de otro número que en ocasiones puede no estar, que va del número 31 al número 62 y que representa el uso de suelo del objeto del plano.  En seguida una barra diagonal seguida de tres cifras, correspondientes a las tres últimas cifras del milenio y año de elaboración del plano, una coma y el número consecutivo del plano diseñado ese mismo año.

Acceso del Usuario:
Con la finalidad de facilitar al usuario la revisión y de optimizar la consulta del material cartográfico clasificado mediante la herramienta de “catálogos en línea”, se han definido tres campos para realizar las búsquedas de información contenida en cada uno de los registros de planos y mapas; el primero con base en el lugar, es decir,  la localización geográfica: “municipio”, Quintana Roo, Península de Yucatán, o República Mexicana que despliega todos los mapas agrupados bajo el criterio de municipio, o de cualquier otro de los criterios geográficos arriba mencionados, de donde se desee la información (exceptuando los municipios de Tulum y de Bacalar):

• Othón P. Blanco
• Felipe Carrillo Puerto
• José María Morelos
• Solidaridad
• Cozumel
• Benito Juárez
• Isla Mujeres
• Lázaro Cárdenas

El segundo, que ofrece las búsquedas por año de elaboración del mapa o plano.

Y un tercer elemento de búsqueda viene a ser el campo denominado título, bajo el cual se sugiere al usuario realizar sus búsquedas con palabras clave, mismas que el investigador considere que puedan identificar al tema, o asunto objeto del documento, por ejemplo: carretera, obra, aeropuerto, muelle, colonia, fraccionamiento, agua, palacio, mercado, escuela, o bien por el nombre propio de la ciudad o población, o de la obra pública con el que se le conoce comúnmente a la obra en cuestión.

Una vez que se efectúe la búsqueda en el “catálogo en línea”, por cualquiera de los tres campos que se haya localizado la información solicitada: el lugar, el año, o el título, el registro desplegará en pantalla los registros localizados que contengan información bajo alguno de estos criterios de búsqueda, a continuación deberá hacer click en el registro de su interés, para lograr que se despliegue una imagen en miniatura del documento digitalizado (la cual podrá ser ampliada), también podrá ser visualizada la información de la ficha de registro del documento, tal y como se encuentra en  el catálogo impreso, con los siguientes campos:

Nomenclatura: clasificación de acuerdo al contenido y características geopolíticas del documento.
Año: de elaboración.
Título: que proporciona información sobre el contenido del plano.
Autor: que bien puede ser el nombre de una persona física, ó una persona moral, es decir una institución.
Fuente: cual es la institución generadora del documento.
Escala: los valores proporcionales sobre los que fue realizado el documento, en relación con la representación real.
Expediente: el expediente del que fue extraído el plano o mapa, en caso de formar parte de algún documento compuesto.
Municipio: el municipio, o colección de planos de la región en que se localiza la información.
Fecha de Registro: la fecha en que se dio de alta el documento en el “Catálogo Nomenclátor”, en línea.
Imagen del plano, ó mapa: la imagen en miniatura del plano, ó mapa para ser desplegado en pantalla.