Fechas: 1940 a 1981Nivel de Descripción:  Inventario de expedientes

Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño, dimensiones)
304 cajas  con 6,870 expedientes y 151 libros de contabilidad que hacen un total de 102.5 metros lineales en soporte papel.

EL fondo documental Federación de Cooperativas de Quintana Roo fue rescatado de las instalaciones de la que antes fue la Federación de Cooperativas de Quintana Roo en el año 1991, por gestión de la Lic. María Teresa Gamboa, Directora del Archivo General del Estado, evitándo que este acervo documental fuera destruido.

El rescate de los documentos se hizo bajo condiciones poco propicias, lográndose su traslado al Archivo General del Estado con el objetivo de ser sometidos a un proceso de fumigación, limpieza, clasificación y ordenamiento para su consulta pública.

Se elaboró una relación de los atados y legajos sueltos por temporadas, criterio que se estableció gracias a la información que arrojó una muestra inicial sobre la documentación de donde resultó que los expedientes generados por la Federación de Cooperativas estaban directamente ligados a la temporalidad anual, en la que se fueron generando de manera natural por la institución productora, esta periodización fue uno de los criterios cronológicos que servirían para comprender el sistema de organización y preparación de los trabajos de explotación chiclera y forestal de esta institución.

El fondo documental fue trabajado inicialmente mediante un lento proceso de selección, limpieza y ordenamiento que llevó aproximadamente de 2 a 3 años, después se elaboraron fichas generales de descripción por expediente, anotando datos como serie, subserie, temporada, fecha, asunto, fojas, legajo, caja. El acervo fue abierto al público para consulta dos años después de su rescate, pero debido a que se carecía de instrumentos confiables para su acceso sistemático, fue cerrado debido a las inconsistencias en los criterios de ordenamiento y descripción.

Entre agosto y octubre de 2005, el Archivo General del Estado en coordinación con los Directivos de la Unión de Productores de Chicle Natural tomó el proyecto para inventariar y clasificar el fondo Federación de Cooperativas de Quintana Roo, fue sometido a la consideración de la asociación civil Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas (ADABI) de México, y fue aprobado para iniciarse en el mes de febrero de 2006. Gracias a este apoyo el proyecto de inventario para el fondo Federación de Cooperativas, se convirtió en una realidad, de esta forma el Departamento de Archivo Histórico realizó el inventario y descripción en base de datos de 6,870 expedientes.

Con el contenido de este acervo se evidencia la importancia económica, política y social que revistió la Federación de Cooperativas de Quintana Roo durante los primeros años de su existencia, además de que se asocia con el proceso histórico que dio continuidad al fortalecimiento económico del gobierno del Territorio de Quintana Roo, en el contexto de la política nacionalista del presidente Lázaro Cárdenas, lo que propició una nueva forma de vida para los quintanarroenses, erigiendo a la Federación de Cooperativas como el instrumento de control económico y social, que enmarcaba las prácticas institucionales corporativistas propias de la época, matizadas por la idea de socialización de jornaleros, operarios y productores económicamente más activos de esta entidad.

Alcance y contenido

Por medio de este fondo documental se puede llegar a conocer la información detallada de los movimientos y operaciones realizadas por cada una de las oficinas en las zonas norte, centro y sur del Territorio en las que fue dividida para su funcionamiento la Federación de Cooperativas de Quintana Roo.

El carácter contable y administrativo de la información contenida en este acervo, así como el intercambio de correspondencia entre las oficinas de zona y las diferentes cooperativas subordinadas, centrales, puertos de embarque, oficinas de las diferentes dependencias de gobierno territorial y federal, ponen de manifiesto la importancia económica que esta institución cobró a nivel regional, nacional e internacional, además de proveernos de un cúmulo de información sobre el empleo de este organismo como instrumento de control político del gobierno nacional, a través del gobierno territorial sobre la sociedad quintanarroense, condicionando la actividad socioeconómica de la entidad.

Algunos tipos documentales son: actas de asambleas de cooperativas, explotaciones de madera y chicle, Consejo de Administración y Vigilancia, informes de existencias, ventas de artículos, relación de mercancías, recibos por sueldos y compensaciones, nóminas, liquidaciones de chicle y madera, estados de cuenta, cuotas ejidales, recibos por maniobra de chicle, recibos por fletes, facturas por atención médica y medicinas, relaciones de socios por cooperativa, seguro social, fallecimientos, transporte de chicle por cooperativas, transporte de mercancías y aprovisionamiento de refacciones para los campamentos chicleros y forestales, así como del mismo volumen de producción en cada una de las diferentes zonas de explotación en las que fue dividido en el territorio para su aprovechamiento.

Por otro lado el fondo proporciona elementos fundamentales para abordar la estructura orgánica de esta institución, así como la posibilidad de plantear un estudio de historia cuantitativa. También destacan en este fondo algunos documentos básicos como la Memoria del Primer Congreso de Cooperativas del Territorio de Quintana Roo, celebrada en Chetumal, Quintana Roo, en 1940; las bases Constitutivas de la Federación de Cooperativas de Quintana Roo, nóminas de oficinas de la Federación de las zonas sur, centro y norte; croquis de terrenos para explotación de chicle y madera; designaciones de Presidentes del Consejo de Administración, de Gerentes; presupuestos de gastos de la Federación, así como toda clase de correspondencia de trámites de las agencias divisionales.

La ausencia de organigrama de la Federación de Cooperativas, motivó el planteamiento de una inicial propuesta de cuadro de clasificación para dicho fondo, el cual fue objeto de diversas modificaciones, resultando un cuadro de clasificación que dio unidad a las tareas de inventario, clasificación, ordenamiento y descripción de la totalidad de este acervo (ver cuadro de clasificación).

Aunque este trabajo constituye un primer esfuerzo sistematizado para organizar la información archivística de la entidad, generando instrumentos de consulta al servicio de los investigadores y la sociedad en general, sabemos que es sólo el comienzo de una tarea perfectible que conlleva el velar por el patrimonio documental del Estado; por lo tanto esperamos que constituya un paso sólido en extender la cultura archivística de la entidad.

El Inventario ha sido realizado tomando en cuenta los campos sugeridos por la Norma Internacional de Descripción de Archivos ISAD-G, teniendo en cuenta que se ha descrito a nivel de inventario simple, mientras que los criterios para la clasificación del fondo se basan en la estructura orgánica propuesta para clasificar el fondo y en las funciones de la institución, de donde derivan dos secciones: Consejo de Administración y Gerencia General.

En la Sección Gerencia General aparece la Subsección Contaduría General, donde se desprenden las series:

En lo que se refiere a la Sección Consejo de Administración, se despliegan las series:

Criterios declasificación

La información de cada uno de los expedientes ha sido sintetizada en registros, con base en los siguientes criterios de clasificación sugeridos por la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G:

Elementos de estructura de la clasificación y criterios de búsqueda para el público:

Sección: se refiere a la(s) área(s) administrativa(s) con nivel(es) más alto(s) dentro de la estructura orgánica de la institución, la(s) cual(es) por sus funciones y actividades produce(n) determinadas series de expedientes.

Subsección: se refiere a la(s) área(s) administrativa(s), supeditada(s) jerárquicamente a los niveles más altos  dentro de la estructura orgánica de la institución, la(s) cual(es) por su(s) funcion(es) y actividad(es) produce(n) determinadas series de expedientes.

Serie: se refiere a expedientes con las mismas características, en el contenido de la información, que son generados ya sea por la sección, o por la subsección.

Año: indica el año del expediente.

Descripción: Proporciona información somera sobre el contenido del expediente.